Hei, olen Johanna Kosonen, viittä vaille valmis liiketalouden tradenomi ja vt. asiakaspalvelupäällikkö. Opinnoissani olen erikoistunut operatiiviseen ja hallinnolliseen henkilöstön johtamiseen (HRM). Perehdyttäminen luo perustan koko henkilöstön osaamisen kehittämiselle. Henkilöstöhallinnollisesta näkökulmasta perehdyttämisohjelmat tarjoavat korvaamattoman työkalun osaamisen johtamiseen. Operaria Oy:n kautta minulle tarjoutui mainio tilaisuus päästä opinnäytetyönäni tutkimaan perehdyttämisohjelmia ja niiden vaikutusta käytännön perehdyttämiseen. Opinnäytetyöni ”Perehdyttämisohjelmat Operaria Oy:n kontaktiyrityksissä” (2015) tutkimustuloksista kävi ilmi, että perehdyttämisohjelmat todella auttavat perehdyttämisen laadun turvaamisessa. Suurella osalla tutkittavista yrityksistä perehdyttämisohjelmiin liittyi kuitenkin melkoisia puutteita. Kompastuskivet ovat valtaosalle yrityksistä aivan samoja ja ne piilevät yllättäen aivan perusasioissa. Suurin osa tutkimuksen kohteena olleista yrityksistä oli suuria, tai keskisuuria yrityksiä. Laadukkaan ja ajantasaisen perehdyttämisohjelman merkitys korostuu suuremmalla yrityksellä, sillä mitä suurempi henkilöstö, sitä tärkeämpää on tehokas ja yhdenmukainen perehdyttäminen.
Hyvä perehdyttämisohjelma on ajan tasalla ja kattaa koko prosessin
Suurella osalla yrityksistä on jo käytössään perehdyttämisohjelmia, jotka luovat perustan käytännön perehdyttämiselle ja auttavat perehdyttämisen laadun turvaamisessa. Perehdyttämisohjelmat tulisi suunnitella perusteellisesti, jotta niistä muodostuisi yleinen toimintatapa yrityksessä. Hyvä suunnittelu ei kuitenkaan riitä, vaan perehdyttämisohjelmien ajantasaisuudesta on myös huolehdittava, sillä vanhentunut perehdyttämisohjelma menettää helposti merkityksensä. Perehdyttämisohjelma voi olla toimiva vain jos se kattaa kaikki perehdyttämisen osa-alueet, vastaa sekä organisaation, että perehdytettävien tarpeisiin ja on aina ajan tasalla.
Perehdyttäminen ja yleisimmät kompastuskivet
Perehdyttämisprosessi sisältää kolme pääosa-aluetta; perehdyttämisen ennakkotoimenpiteet, varsinaisen perehdyttämisen ja perehdyttämisen seurannan ja arvioinnin. Ennakkotoimenpiteet Perehdyttämisen ennakkotoimenpiteet sisältävät perehdyttämisohjelman suunnittelun ja laatimisen, tiedottamisen ennen työhöntuloa ja käytännön asioiden ennalta järjestämisen. Toimiva perehdyttämisohjelma tulisi aina laatia työtehtävän vaativuustason, organisaation ja työntekijän tarpeiden, sekä työntekijän osaamisen mukaisesti. Yllättäen niinkin vaativat, kuin johdon työtehtävät jäävät suuressa osassa yrityksistä täysin tehtäväkohtaisesti räätälöityjen perehdyttämisohjelmien ulkopuolelle. Tiedottaminen ennen työhöntuloa sisältää sekä uudesta työntekijästä organisaatiolle tiedottamisen, että uuden työntekijän ennalta perehdyttämisen. Yksi yleisimmistä perehdyttämisen haasteista liittyy työntekijöiden ennalta perehdyttämiseen. Ennalta perehdyttämisen, kuten rekrytointivaiheessa tapahtuvan yritystiedon ja perehdyttämismateriaalin antamisen merkitystä ei juurikaan tunnisteta yrityksissä. Tyypillisesti rekrytointi ja perehdyttäminen mielletään toisistaan erillisiksi prosesseiksi. Uuden työntekijän perehdyttäminen organisaatioon olisi kuitenkin hyvä aloittaa jo rekrytointivaiheessa, sillä tapa jolla uusi työntekijä vastaanotetaan yrityksessä, vaikuttaa suoraanuuden työntekijän muodostamaan työnantajakuvaan. Käytännön asiat hoidetaan yrityksissä pääsääntöisesti hyvin, mutta suurin sudenkuoppa piilee perehdyttämisen laadun kannalta aivan oleellisessa asiassa, perehdyttäjien kouluttamisessa. Jos perehdyttäjien kouluttamiseen ei panosteta, voi perehdyttäminen jäädä vaille tarvittavaa tukea, perehdyttämisen laatua on vaikea valvoa, eikä henkilöstön osaamista voida tehokkaasti kehittää vastaamaan yrityksen tarpeita. Varsinainen perehdytys Varsinaiseen perehdyttämiseen kuuluvat uuden työntekijän vastaanotto, yritykseen perehdyttäminen, työsuhdeperehdyttäminen ja työhön perehdyttäminen. Tämän perehdyttämisen osa-alueen hankaluudet liittyvät tyypillisesti lähinnä yritykseen ja itse työhön perehdyttämiseen. Jos yrityksen vision ja strategian esitteleminen unohdetaan, voi työn ja toiminnan tavoitteiden hahmottaminen olla vaikeaa uudelle työntekijälle. Kun sisäisiä käytäntöjä ei käydä läpi, voi uusi työntekijä kokea olonsa turvattomaksi. Käytännön työn sujuvuutta vaikeuttaa, jos sisäisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin ei tutustuta perehdyttämisjakson aikana. Nämä kaikki tärkeät asiat saavat tavallisesti vain varsin vähän huomiota käytännön perehdyttämisessä. Seuranta ja arviointi Perehdyttämisjakson seuranta ja arviointi pitää sisällään muun muassa käytännön perehdyttämisen arviointia, palautekeskusteluja, perehdyttämisohjelmien päivittämistä ja muutosehdotusten kirjaamista. Tämä perehdyttämisen osa-alue on kokonaisuudessaan suurin perehdyttämiseen liittyvä ongelmakohta. Opinnäytetyöni tutkimustuloksiin viitaten voin todeta, että vain noin joka toinen tutkittavista yrityksistä seurasi ja arvioi perehdyttämisjaksoja väli- ja palautekeskusteluiden avulla. Muutosehdotusten kirjaaminen oli yhtä harvinaista. Käytännön perehdyttämisen arviointi oli tavanomaisempaa, mutta suuressa osassa yrityksistä tämäkin tuntui unohtuvan. Vain perehdyttämisen seurannan ja arvioinnin avulla päästään tehokkaasti käsiksi perehdyttämisohjelmiin ja käytännön perehdyttämiseen liittyviin epäkohtiin.
Olemassa oleva perehdyttämisohjelma kuntoon
Perehdyttämiseen liittyvät puutteet voidaan korjata perehdyttämisohjelmien päivittämisellä nykyisiä tarpeita vastaaviksi. Päivittämistarpeet onneksi kuitenkin tunnistetaan yrityksissä. Lähes puolet tutkimukseeni vastanneista arvioi heidän yritystensä perehdyttämisohjelmien kaipaavan päivittämistä. Suurin osa myös tunnisti päivittämistarpeiden liittyvän etenkin perehdyttämisen seurantaan ja arviointiin. Lähestyvä syksy tuo tullessaan muutoksia usein myös henkilöstössä. Nyt on siis oiva hetki tarttua tuumasta toimeen ja selvittää, ovatko perehdyttämisen perusasiat kunnossa omassa yrityksessäsi.
